Organiser une réunion avec plusieurs personnes peut rapidement devenir un vrai casse-tête. Le va-et-vient des e-mails semble s’éterniser jusqu’à ce que chacun finit par céder et propose une réunion à 18 heures le vendredi. Pour remédier à ce fléau, Google introduit une solution avec son intelligence artificielle nommée Gemini, qui peut suggérer automatiquement le meilleur horaire pour tous via Google Calendar.
Google Calendar utilise Gemini pour suggérer l’horaire optimal
Gemini évalue la disponibilité de chaque participant, les conflits possibles, et propose un horaire qui convient à tout le monde. Cependant, cette fonctionnalité n’est pas accessible à tous. Elle nécessite un abonnement à Google Workspace Business Standard ou Plus, à la version Enterprise Standard ou Plus, ou à l’add-on AI Pro for Education. Les utilisateurs d’un compte Gmail gratuit n’en bénéficieront pas.
Pour utiliser cette innovation, il suffit de créer un événement sur Google Calendar via un ordinateur (pour l’instant, uniquement en version web, pas d’application mobile), d’ajouter les invités, et un menu déroulant intitulé “Horaires suggérés” apparaît. En cliquant dessus, Gemini prend en compte les calendriers des participants, les horaires de travail, les événements en chevauchement et la disponibilité réelle, puis propose une liste d’horaires où chacun peut participer. L’utilisateur peut choisir un créneau parmi les suggestions ou demander d’autres options si nécessaire.
Si plusieurs personnes déclinent l’invitation, un message d’alerte apparaît dans l’événement (uniquement pour l’organisateur) proposant un autre horaire où tous sont disponibles. L’intelligence artificielle est véritablement utile pour ce type de demande, plutôt que pour la rédaction créative ou la génération de présentations.
Il est à noter qu’il y a certaines restrictions. Aucun conseil ne sera donné pour des événements dépassant huit heures (comme des conférences, des ateliers ou des mariages), pour des réunions impliquant un nombre excessif de participants (probablement au-delà de 50-100) et pour des dates antérieures (ce qui est évident mais mérite d’être mentionné). Dans ces cas, Gemini ne s’affichera tout simplement pas. En effet, trouver un créneau pour un événement de deux jours regroupant 200 participants relève de l’impossible mathématique, et Gemini ne souhaite pas perdre de temps à essayer.
Déploiement progressif
Cette fonctionnalité est déjà accessible pour les domaines utilisant la fonction “Rapid Release”, c’est-à-dire ceux qui reçoivent les mises à jour dès leur sortie. Les comptes en “Scheduled Release”, attendant des versions plus stables, verront un déploiement progressif à partir du 2 février.
L’essor de Gemini se poursuit sans relâche. Google intègre l’IA dans de nombreux services, tels que Gmail, Documents, Feuilles, Diapositives, Meet, et désormais Calendar. L’objectif est clair : transformer Workspace en un écosystème alimenté par l’intelligence artificielle, où chaque tâche répétitive serait automatisée.
Ce mois-ci, Google a aussi annoncé lors du CES 2026 son intention d’intégrer Gemini à Google TV. De plus, la fonction “Gemini Personal Intelligence” a été lancée, permettant de poser des questions liées à ses données personnelles, comme : Trouve cette photo de mon chat prise en septembre.
Points à retenir
- Gemini facilite la planification de réunions en proposant des horaires optimisés.
- Accessible uniquement aux utilisateurs de certaines versions de Google Workspace.
- Multitude de données prises en compte pour suggérer des horaires.
- Des limitations existent pour les événements de longue durée et les grands groupes.
- Le déploiement de cette fonction se fait progressivement.
En tant qu’utilisateur régulier des outils Google, je suis fasciné par les capacités d’automatisation que Gemini promet d’apporter au quotidien. Cela ouvre des perspectives intéressantes pour tous ceux qui souhaitent mieux gérer leur temps. La question demeure : dans quelle mesure ce type d’automatisation va-t-il transformer notre façon de collaborer ? À réfléchir, car la technologie évolue et avec elle, nos méthodes de travail.